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Vuoi organizzare un evento ma non hai soldi da investire? Ecco qualche consiglio per realizzarlo lo stesso, sfruttando gli asset a tua disposizione.

Organizzare un evento, per me, è quasi un gioco. Vengo dal mondo dell’associazionismo, l’ho fatto per anni, prima entrando in una associazione culturale già esistente e, successivamente, creandone una io insieme ad altre persone, e da quell’esperienza ho tratto molte lezioni di vita che ancora conservo e porto con me.

In particolare, ho imparato che:

• La gente vuole solo mangiare, bere e ballare, di parlare di tematiche serie non gliene può fregare di meno;
• Devi fare cose che voi umani non potete nemmeno immaginare, come ripulire il campetto della parrocchia o cuocere salsicce per ore e ore, senza mangiarle tutte;
• Quello che conta davvero, è il gruppo di persone su cui puoi contare.

Organizzare un evento: una vita dietro le quinte (e i fornelli)

Per carattere, ho sempre preferito lavorare dietro le quinte, che quando si tratta di organizzare un evento o una sagra popolare equivale a stare dietro la piastra a cuocere salsicce e hamburger, a friggere patatine fritte (il segreto è mettere un po’ di sale in più, così la gente è costretta a comprare da bere, dove hai i margini di guadagno maggiori).

In poche parole, mi sono sempre fatto il culo per portare a casa il risultato, ma non è affatto facile, soprattutto quando vivi in un piccolo paesino e, di fatto, non hai un soldo bucato.

Quindi, come si fa ad organizzare un evento senza budget?

Il segreto è nella pianificazione e nel lavoro duro. Se sei disposto a dedicarti anima e corpo ad un progetto, in un modo o nell’altro riuscirai a trasformarlo in realtà.

Ma vediamo un attimo quali sono gli step da seguire per organizzare un evento, e visto che mi occupo di web marketing, farò degli esempi legati a questo settore.

Organizzare un evento: trova un’idea

Nasce tutto da lì, da un’idea, che magari ti viene mentre sei sotto la doccia, seduto sulla tazza, sulla banchina in attesa del treno (che spero per te non sia della Circumvesuviana), mentre mangi una tristissima insalata scondita in autogrill… vabbè, hai capito.

L’idea nasce quando meno te lo aspetti, e vale per ogni settore, anche nella scrittura. Ti viene un’idea, la elabori mentalmente e quando ti senti pronto la metti nero su bianco per svilupparla a dovere.

Se vuoi organizzare un evento devi avere un’idea che non deve essere per forza “l’idea del secolo”, l’importante è che sia frutto di una visione ampia, che possa svilupparsi nel breve, medio e lungo periodo, crescendo sempre di più.

Se vuoi organizzare un workshop per parlare di ottimizzazione seo, fallo pure, anche se non sei il primo e certamente non sarai l’ultimo, però preoccupati di portare un punto di vista e un approccio personale, altrimenti sarà solo una copia venuta male degli altri.

[Tweet “Non importa qual è l’argomento, quello che conta è che la tua idea sia fattibile.”]

Tutti vorremmo organizzare le presentazioni in stile Apple, ma dobbiamo anche essere onesti e renderci conto che non basta volerlo fare, è un po’ più complicato di così.

Quindi, il primo step per organizzare un evento è avere un’idea che sia concreta, realizzabile in poco tempo e che abbia una ricaduta positiva per le persone che dovranno lavorarci.

Organizzare un evento: scegli il tuo target

Credo di averlo scritto più volte, ma repetita iuvant, quindi lo farò di nuovo:

[Tweet “Parlare senza avere un pubblico interessato ad ascoltarti è completamente inutile.”]

Sì, perché si spreca tempo ed energia, e non ne vale proprio la pena, anche perché organizzare un evento ti porterà via un pezzo di salute, quindi meglio farlo con un minimo di criterio.

Riprendendo l’esempio di prima, se vuoi parlare di SEO agli operatori del settore, come accaduto con SeoCamp, dovrai scegliere un taglio, un linguaggio e una struttura che possano essere interessanti per loro.

Se, invece, vuoi parlare di SEO ai newbie, a chi si sta avvicinando a questo mondo, oppure agli imprenditori e ai freelance interessati a migliorare il posizionamento del proprio sito e brand online, allora il discorso cambia.

In questo caso, infatti, dovrai essere meno tecnico, e puntare più su altri aspetti, compreso quello motivazionale, perché di fatto stai cercando di convincere un imprenditore ad affidarsi a te per la consulenza SEO.

Organizzare un evento: scegli la location

Quando parlo di location mi viene sempre da ridere, perché ripenso a quel personaggio meraviglioso de “Il barone” in “Operazione San Gennaro”, un grande film di Dino Risi con Nino Manfredi e Totò.

Il personaggio in questione è un uomo di una certa età che, come molti napoletani, vive di espedienti e di furti più o meno grandi.

Mentre stanno elaborando il piano per rubare il tesoro di San Gennaro, il barone – che indossa sempre abiti molto eleganti, ecco spiegato il soprannome – chiede al capo della banda come bisogna vestirsi per l’occasione, perché “anche l’abito ha la sua importanza”.

È vero, l’abito ha la sua importanza, e anche se non fa il monaco ti consente comunque di riconoscerne uno quando lo vedi.

Organizzare un evento in una location poco nota, magari in una città collegata male con i mezzi di trasporto pubblici, nei pressi della quale non ci sono strutture ricettive, ristoranti, bar, che possano accogliere i partecipanti prima e dopo l’incontro, vuol dire già ridurre di molte le possibilità di successo.

Meglio una sala magari più piccola ma al centro della città, facilmente raggiungibile e ben attrezzata.

Organizzare un evento: seleziona i relatori

Un evento è tanto efficace quanto validi sono i suoi relatori, e questo è un dato di fatto.

Ci sono molti eventi, in particolare nel mio settore, organizzati bene e con speaker d’eccezione, ma ce ne sono anche tanti pieni zeppi di fuffa, di chiacchiere e di autoreferenzialità, seguiti esclusivamente per poter incontrare le persone dal vivo e stringere qualche mano (va fatto anche questo, ogni tanto).

Scegli persone valide, brave tecnicamente ma anche note nel settore, professionisti che hanno saputo lavorare sul personal branding e conquistare un certo seguito, perché il nome che tira aiuta, è inutile mentire.

Organizzare un evento: costruisci una presenza online e fai promozione

Per me un evento è un brand, un progetto professionale vero e proprio, che può portarti vantaggi concreti in termini lavorati nell’immediato, ma non solo.

Parlo per esperienza, ho partecipato all’evento Sowebing come relatore e dopo un paio di mesi mi ha contattato una agenzia che aveva seguito il mio intervento per coinvolgermi in un progetto, avviando una collaborazione durata un’anno e mezzo.

Se non fossi andato, probabilmente non mi avrebbero scelto.

Quindi, crea una presenza online e fai conoscere il tuo progetto.

Apri una pagina Facebook, un account Twitter, metti su un sito, magari con un blog annesso, e sfrutta le potenzialità di alcune piattaforme di promozione, come Eventbrite, o semplicemente sponsorizza con i Facebook Ads.

Ogni membro del team che collabora con te alla organizzazione dell’evento dovrà occuparsi di qualcosa, in modo da distribuire i compiti e rendere il tutto più agevole.

E parti con un minimo di anticipo, perché ci sono tanti eventi ogni giorno, non sei l’unico a farne uno, e devi dare alle persone potenzialmente interessate il tempo per organizzarsi con gli spostamenti e gli eventuali pernottamenti.

Tra l’altro, avere un po’ di tempo è un vantaggio anche per te, perché hai modo di valutare l’andamento della cosa e correggere il tiro in corso d’opera.

Non snobbare il vecchio e caro passaparola, perché funziona ancora benissimo.

Contatta amici e colleghi e chiedi loro di aiutarti a diffondere la notizia, in modo da aumentare la potenziale eco della tua singola voce.

Organizzare un evento: si, ma soldi?

Lo so cosa stai pensando, che fino a questo momento non ho mai menzionato l’aspetto economico, mentre nel titolo parlo di come organizzare un evento senza budget, o quasi.

Hai ragione, ma mi sono tenuto questa parte per ultima, perché per me è la più importante.

Sfrutta il tuo network professionale

L’ho detto anche nel mio articolo su come trovare i clienti, il network è fondamentale, è quello che ti consentirà di passare al livello successivo e diventare un professionista a tutto tondo.

[Tweet “Se non hai budget, hai comunque un asset potentissimo da sfruttare: le persone.”]

Non puoi organizzare un evento senza coinvolgere altre persone, senza chiedere supporto e aiuto ad amici e colleghi di cui ti fidi.

Grazie a loro, riuscirai a ottenere una sala piuttosto che un’altra, potrai trovare qualche realtà disposta a sponsorizzare l’evento in cambio di un po’ di visibilità, potrai evitare di andare avanti e indietro per parlare da vicino con chi gestisce la sala perché ci sarà qualcuno che vive in quella città che potrà occuparsene al posto tuo, seguendo le tue indicazioni, potrai creare il sito, la grafica, il logo, gestire i canali social, e così via.

Tutto questo è possibile solo se hai costruito un network umano e professionale forte, composto da persone che ti stimano, ti rispettano, ti vogliono anche bene, e che non vedono l’ora di collaborare con te a qualche progetto stimolante.

Conclusioni

Come vedi, organizzare un evento è un processo complesso, che non puoi in alcun modo affrontare senza le spalle forti e collaboratori fidati, appassionati e disposti a farsi in quattro per raggiungere l’obiettivo sperato.

Io non sono un organizzatore eventi professionista, l’ho fatto solo sporadicamente da ragazzo, ma negli ultimi due anni ho messo in piedi due edizioni del Digitalklive, delle quali sono molto orgoglioso.

Se vuoi veramente qualcosa, ce la puoi fare. Sempre. O quasi.

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