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Intro: Hai ricevuto una richiesta da un potenziale cliente e non sai come fare un preventivo nel migliore dei modi? Ecco 5 consigli per sviluppare un documento a prova di rifiuto (+ 1 Bonus).

Prima o poi quel momento arriva, quello che ti fa battere il cuore a mille, ti fa sudare e seccare la bocca. No, non sto parlando dell’amore, ma della richiesta di preventivo da parte di un potenziale cliente.

D’altronde si sa, le parole più belle al mondo non sono “Ti Amo”, ma “Ti ho fatto il bonifico”, ma per farsi pagare bisogna trovare un cliente, e per prendere un cliente è necessario sviluppare un preventivo.

Perché prestare attenzione a preventivi e fatture

Io non sono un grande fan della parte burocratica del lavoro, ma ci sono due cose sulle quali sono molto attento: preventivi e fatture.

Le ragioni di questa mia attenzione sono essenzialmente due:

1. Mi piace mettere le cose in chiaro subito;
2. Non lavoro per la visibilità.

Oggi voglio darti qualche consiglio su come preparare un preventivo da sottoporre al tuo potenziale cliente, 5 piccoli accorgimenti dai quali sono sicuro trarrai giovamento, ai quali aggiungo anche una piccola chicca che vale davvero la pena provare.

1 – Fai capire cosa stai proponendo

Nella mia vita professionale, prima in azienda e poi come partita iva, mi è capitato di leggere molti preventivi, e alcuni erano fatti proprio male, perché non mi consentivano di capire cosa effettivamente stessero proponendo.

Una delle formule che odio di più, in particolare nel mio settore, è l’espressione “consulenza per attività di web marketing”.

E quindi? Di cosa stiamo parlando? Per quale servizio specifico mi stai chiedendo dei soldi?

Ecco, il primo consiglio che mi sento di darti – frutto dell’esperienza personale – è di essere descrittivo, indicando nel preventivo cosa farai per quella cifra.

Questo non vuol dire che devi fare un “papiello”, un romanzo ottocentesco, devi semplicemente sforzarti di dividere il preventivo in sezioni, in base al tipo di servizio offerto, e per ogni sezione fare una bullet list con la specifica di quello che andrai a fare.

Quando il cliente non capisce cosa gli stai vendendo, non acquista.

2 – Indica la durata del servizio

Ci sono servizi usa e getta, cotti e mangiati, come ad esempio la scrittura di un testo seo oriented, che consegni in cambio di un emolumento, ed il lavoro è concluso, ma ne esistono altri (quelli veramente importanti) che si sviluppano su più mesi, perché necessitano di un minimo di continuità e di costanza.

In questo caso, indica la durata del servizio nel preventivo, e riporta il prezzo finale totale per tot settimane, mesi, anni.

Devi farlo per due ragioni:

1. il cliente guarda prima il totale e poi la descrizione, quindi se si trova davanti un costo finale importante e tu non hai specificato che si tratta di un importo da spalmare su un periodo più o meno lungo, si spaventa, sviene e dopo devi intervenire con i sali per farlo rinvenire;
2. è sempre meglio distinguere i lavori una tantum da quelli continuativi, anche per una contabilità tua interna e per una gestione del lavoro successivo più agevole.

Se spaventi il cliente, addio fatture pagate!

3 – Indica le modalità di pagamento

Su questo io sono molto svizzero, nonostante la mia cadenza napoletana.

Le modalità di pagamento vanno messe in chiaro subito, ancora prima che il cliente possa accettare la tua proposta, perché potresti ritrovarti con il placet per il preventivo ed il niet per i pagamenti.

Indica le modalità di pagamento, ad esempio bonifico, la tempistica, ad esempio bonifico vista fattura o a 30/60/90 gg, stabilisci un anticipo del 10/15/20 %, e riporta anche le coordinate bancarie per poter consentire al cliente di emettere il pagamento.

Non so se hai mai giocato a Scala 40 (da bambino ero bravo), ma lì hai due possibilità per vincere la partita:

1. Non cali le carte, e speri di chiudere prima che lo facciano gli altri, facendogli credere che sei in alto mare;
2. Cali subito le carte, per mettere in agitazione gli altri giocatori, ma rischiando che possano usare le tue scale e i tuoi tris per batterti.

Ecco, nel caso del preventivo devi mostrare subito quello che hai, perché bluffare potrebbe farti perdere la mano.

Metti subito in chiaro le modalità di pagamento con i clienti.

4 – Cura la forma

I preventivi sono dei documenti ufficiali, e anche se hanno un valore nullo in termini contabili e fiscali, sono comunque il tuo modo di proporti ad un potenziale cliente.

Ecco perché devi curarne anche la forma, oltre che il contenuto, perché un file di testo con una lista puntata non è un preventivo, è la lista della spesa.

Costruisci un modello di preventivo oppure usa un tool dedicato (dopo te ne segnalo uno davvero valido), aggiungi il tuo logo (se ne hai uno), i tuoi dati fiscali, e inserisci i servizi offerti in una tabella ben organizzata e facilmente fruibile.

In alto riporta i dati del cliente, il numero progressivo del preventivo, e aggiungi info di carattere legale/fiscale, come eventuali esenzioni iva (se hai il regime dei minimi) e così via.

Evita di inviare il preventivo nel corpo di un’email, darai una impressione di superficialità al tuo potenziale cliente, e non è il bigliettino da visita migliore da mostrare, in tutta onestà.

Non sottovalutare la forma. Sono i dettagli a fare la differenza, sempre!

5 – Fatti firmare il preventivo

Mettiamo il caso che il cliente ti abbia contattato per fare un lavoro, tu gli hai elaborato un preventivo, lui lo ha accettato e siete pronti per iniziare a lavorare.

Si, lo so, è il sogno di ogni professionista riuscire a concludere un accordo così velocemente, ma facciamo finta che sia andata così.

In questo momento devi pensare a salvaguardarti, perché se il cliente viene meno quello col culo per terrà sei tu, non lui.

Se avete raggiunto un accordo su tutto, chiedi al cliente di firmare e timbrare il preventivo e di consegnartelo, via email o fisicamente, e archivialo.

Tieni sempre traccia di tutto, un giorno potrebbe servirti.

Bonus – Realizza i tuoi preventivi con Quotadoo

Dopo averti fornito i miei 5 consigli per realizzare un preventivo con i fiocchi, ritengo utile segnalarti un tool che ho scoperto di recente, e che trovo davvero molto valido.

Si chiama Quotadoo, ed è sviluppato da un’azienda italiana, la Blue Moon Informatica.

Che cosa ti permette di fare questo tool?

• Puoi creare un documento completo, composto da una lettera di presentazione, una scheda dettagliata dei prodotto/servizi offerti;
• Puoi creare un catalogo di prodotti/servizi offerti dalla tua azienda, con tutte le specifiche, che potrai selezionare con un click, senza doverli digitare da zero ogni volta;
• Puoi creare una anagrafe dei clienti;
• Puoi configurare e personalizzare tutte le impostazioni di base: intestazione, logo, firma, periodo di validità, ecc…;
• Puoi personalizzare il documento anche dal punto di vista grafico, generando un layout in linea con i tuoi gusti;
• Puoi esportare i preventivi in .Pdf, archiviarli in Cloud o inviarli tramite email direttamente dal pannello, senza passare dalla tua casella.

Quotadoo è offerto con una demo di 14 giorni, dopodiché potrai acquistare una licenza annuale a soli € 79,90 + iva, in pratica circa 10€ al mese.

In questo video puoi vedere come generare un preventivo completo in pochi minuti.

Conclusioni

E con questo ho concluso. Spero di averti fornito dei consigli utili su come fare un preventivo, e ti auguro di prepararne e di vederne approvati tantissimi nella tua vita professionale.

In bocca al lupo.