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Se anche tu vivi immerso nelle email, ecco alcuni strumenti utili che ti faciliteranno la gestione quotidiana. Scoprili subito.

Quante email ricevi ogni giorno? Non rispondere, non ce n’è bisogno, perché so perfettamente che ne ricevi in media 1238, di cui 1237 inutili e solo una da un tuo cliente nella quale ti informa di averti finalmente inviato quel contenuto che aspettavi come il sorbetto al limone dopo aver mangiato la portata di pesce durante un matrimonio, per poi scoprire che ha dimenticato di allegare il file.

Dopo aver bestemmiato in Esperanto, cerchi di tornare in te e di far finta che non sia successo nulla, ma sappiamo entrambi che non è così.

Questa situazione, però, va moltiplicata per ogni indirizzo email che gestisci, ed è qui che le cose iniziano a farsi difficili.

Nell’articolo di oggi voglio indicarti alcuni strumenti per ottimizzare la tua gestione delle email (niente email marketing e newsletter).

Iniziamo.

Risorse per la gestione delle email: Gmail

Lo so che conosci Gmail, ma per me è uno strumento di vitale importanza, quindi non posso fare a meno di menzionarlo in questo post.

Adesso non pensare che starò qui a dirti come si usa Gmail, sono certo che tu lo sappia usare molto bene, voglio solo consigliarti una funzione che forse non conosci.

Personalmente, gestisco diversi indirizzi email, personali e lavorativi, e non amando i client come Outlook o Thunderbird per molto tempo mi sono ritrovato a fare log in e log out da ogni provider per gestire le varie caselle.

Poi ho scoperto una funzione di Gmail che mi ha fatto risparmiare moltissimo tempo, ma davvero tanto.

Lo sapevi che si possono inviare e ricevere email da altri indirizzi direttamente con Gmail, anche utilizzando il POP 3?

È semplice, basta andare in Impostazioni nella sezione Account e Importazione. Trovi tutte le info di cui hai bisogno nel Supporto di Google, cliccando qui.

Ti consiglio di provare questa soluzione.

Risorse per la gestione delle email: Wisestamp

Non so tu, ma io non sopporto quando ricevo email di lavoro senza i contatti in firma, compresi i profili social.

Credo che sia un pessimo modo di presentarsi al cliente o al fornitore, e non c’è bisogno di avere chissà quali competenze tecniche per farlo.

Basta andare nelle impostazioni della casella di posta, nella sezione “firma”, e inserire tutti i tuoi dati di contatto.

Facile.

Se vuoi rendere la firma più piacevole e personalizzarla un po’, ti consiglio di usare Wisestamp.

Con questo tool puoi creare una firma personalizzata molto carina, con il logo o una tua foto, tutti i tuoi contatti, i pulsanti social e anche delle call to action, come il Follow me on Twitter o il Connettiti con me di Linkedin.

La versione free ha qualche limitazione, ma le opzioni che hai a disposizione sono più che sufficienti per creare una firma efficace e completa.

Provalo e fammi sapere cosa ne pensi.

Risorse per la gestione delle email: We Trasnfer

Quante volte ti ha chiamato un tuo cliente, o anche un tuo collega d’ufficio, per dirti che i file che deve inviarti via email sono troppo pesanti e che per lui è più facile consegnarteli su CD?

Lo so, quando succede vorresti denudarlo, metterlo in sella ad un asino con il pelo irto e farlo girare per la città con un cartello al collo con su scritto “Vivo nel 1990”.

Purtroppo non è possibile – almeno non su due piedi – quindi devi proporgli una soluzione alternativa che ti consenta di continuare a vivere nel presente.

La soluzione più pratica è We Transfer, un servizio gratuito che consente l’invio di file di grosse dimensioni via email, fino ad massimo di 2 GB nella versione free e 10 GB in quella Plus.

Hai realizzato un video e vuoi mandarlo al tuo cliente in HD? Questo è lo strumento che fa al caso tuo.

Usarlo è facilissimo, devi solo allegare il file, inserire il tuo indirizzo email, quello del destinatario e aggiungere un messaggio.

Hai due opzioni di invio, come allegato in una email inviata tramite We Transfer, quindi il destinatario riceverà un messaggio non proveniente dal tuo indirizzo, oppure tramite link.

Al termine del caricamento del file We Transfer genererà un link che potrai inviare al tuo contatto direttamente dalla tua casella di posta e attraverso il quale effettuare il download diretto.

Io consiglio questa seconda opzione, perché alcuni provider a volte considerano i messaggi via We Transfer come spam (mah!), o semplicemente hai dei clienti così cretini che non riescono a capire che quella email proviene da te, anche se glielo hai spiegato facendogli un disegnino.

Devi solo ricordarti che il link ha una vita di 7 giorni, al termine dei quali il file verrà eliminato dai server di We Transfer.

Risorse per la gestione delle email: Todoist per Gmail

Se anche tu sei vittima delle to-do-list – io non riesco mai a completarne una – questa estensione può fare davvero al caso tuo.

Si tratta di una estensione di Chrome che consente una perfetta integrazione del famoso tool Todolist – del quale ho parlato in un precedente articolo, nel quale ti suggerisco dei tool per l’organizzazione del lavoro – direttamente in Gmail.

Per installarlo devi andare nel Chrome Store e aggiungerlo al tuo browser. Due click ed è fatta. Lo trovi qui.

https://www.youtube.com/watch?v=QKng0mJVGMk&feature=youtu.be

Veramente molto utile.

E con questa ultima risorsa ti saluto, con la speranza di averti fornito delle indicazioni utili e pratiche.

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