Essential Tools: 5 strumenti per organizzare il lavoro

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Seconda puntata della rubrica dedicata agli strumenti essenziali per un blogger. Oggi si parla di come organizzare il lavoro. Ecco i tool che ho selezionato.

Lo scorso mercoledì ho inaugurato la rubrica Essential Tools, dedicata agli strumenti utili per l’attività di blogging, ma non solo. A giudicare dalle condivisioni e dalle interazioni sui social, avete apprezzato la prima puntata dedicata all’ispirazione, un tema sempre molto complesso e delicato, e come anticipato, ho preparato un nuovo post.

Oggi voglio parlarti di come organizzare le idee e il lavoro durante la giornata, per evitare di impazzire; in effetti, lavorare senza un minimo di struttura e di programmazione può diventare snervante, soprattutto in un settore in cui regna sovrano il calendario editoriale.

I tool che sto per indicarti sono molto utili non solo per i freelance che lavorano in “solitaria”, ma anche ai gruppi di lavoro composti da persone dislocate sul territorio che collaborano ad un progetto comune.

Credimi, andare avanti a email e messaggi su WhatsApp può produrre danni seri al fegato, quasi quanto una porzione di “panzerotti” fritti, quelli venduti dai camioncini lungo le statali.

Ma bando alle ciance e cominciamo.

Trello

Il primo tool che ti presento è Trello, un task manager molto semplice da utilizzare e ricco di funzioni interessanti. Dopo aver effettuato l’iscrizione (anche con l’account Google), Trello ti dà la possibilità di creare una board sulla quale “attaccare” dei post-it digitali, note più o meno brevi che fungono da promemoria.

Leggi anche:   Essential Tools: risorse utili per il tuo calendario editoriale

È disponibile anche la funzione calendario, molto comoda per avere una organizzazione temporale delle cose da fare, con una impostazione grafica chiara e pulita; inoltre, puoi creare una Checklist, allegare file, inserire una Url, archiviare i lavori completati, aggiungere etichette, filtrare le note.

Come ti ho accennato prima, questi tool sono utili anche, e soprattutto, per i gruppi di lavoro, che hanno bisogno di una piattaforma unica, condivisa, sulla quale interagire. Con Trello puoi aggiungere i membri con i quali condividere la board, semplicemente inserendo il nome o l’indirizzo email dell’interessato – previa registrazione, ovviamente.

Essendo strutturato in board, puoi tenere separate le note personali da quelle di gruppo, impedendo ai membri di quest’ultimo di vederle e modificarle. Te lo consiglio per la gestione della comunicazione con i clienti, così la smetteranno di contattarti con tutti i mezzi possibili (compresi i piccioni viaggiatori) e avrai tutto in un’unica piattaforma.

Grazie alla sezione Activity, saprai sempre cosa sta facendo chi, senza perdere nessun passaggio.

È disponibile l’app gratuita per iOS, Android e addirittura per Windows Phone, oltre all’estensione di Chrome.

Se vuoi, puoi guardare questo video nel quale vengono mostrate tutte le funzionalità di Trello.

Todoist

Sulla scia di Trello c’è anche Todoist, che io ho utilizzato di recente per un progetto al quale ho partecipato.

L’ho trovato molto utile, perché consente di avere tutto a portata di mano, ad ogni nota inserita puoi i lasciare dei commenti, generando una vera e propria chat con gli altri membri che fanno parte del gruppo.

La versione free ha dei limiti, come la possibilità di allegare documenti, ma è facilmente aggirabile utilizzando un cloud e condividendo il link al file interessato.

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Wunderlist

Molto simile a Todoist ma graficamente più accattivante e con qualche funzione in più, Wunderlist è molto utilizzato e apprezzato, complice la semplicità di utilizzo e la possibilità di allegare file ad ogni nota.

Installando l’estensione di Chrome potrai salvare un articolo, un video o una pagina Web, semplicemente cliccando sul pulsante accanto alla barra degli indirizzi. In questo modo verrà salvato in una lista a tua scelta una nota contenente una descrizione dell’articolo e il link all’originale.

Ma la funzione più interessante è un’altra secondo me. Capiterà anche a te spesso di leggere un articolo e trovare un passaggio particolarmente interessante, una citazione illuminante, che desideri archiviare da qualche parte per poterla utilizzare in futuro. Ecco, con l’estensione di Chrome puoi farlo: seleziona il testo che ha catturato la tua attenzione, clicca sul tasto destro del mouse e seleziona la voce Add to Wunderlist e scegli dove salvarlo.

Comodo, no?

Google Drive

Prima ho accennato al cloud, e proprio a questo proposito ti consiglio vivamente di utilizzare Google Drive.

Anche se alternative valide ce ne sono molte, come Dropbox, Copy, o One Drive di Microsoft, personalmente preferisco Drive perché è perfettamente integrato con gli altri servizi di Google, e tendo a utilizzarli quasi tutti, quindi per me è molto comodo.

Come può un servizio cloud tornarti utile per organizzare le idee?

Beh…creando dei documenti all’interno dei quali appuntare note e idee, abbozzando un post da completare in un secondo momento, caricando un file multimediale, creando delle cartelle, una per ogni cliente, da condividere con il referente del progetto al quale stai lavorando, consegnare i lavori, e così via.

Io, ad esempio, ho chiesto alla mia referente in Ragazzon di caricare i contenuti su Drive invece di mandarmeli via email, evitando così confusione.

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Google Calendar

Rimanendo in casa Google, non potevo non inserire in questa lista Google Calendar, il migliore secondo me.

Confesso di avere un debole per i servizi di Big G, e Calendar non fa eccezione. Questo tool ti consente di avere un unico planner, gratuito, accessibile in qualsiasi momento e luogo, anche in modalità offline, di ricevere notifiche per ogni voce inserita, di condividere un evento con altri membri, di creare più di un calendario, in modo da separare le scadenze dei vari lavori da svolgere.

Un consiglio: cliccando sulla rotellina delle impostazioni troverai la voce Labs, una serie di funzioni ancora in versione beta da aggiungere a quelle di default. Quella da attivare subito è “Allegati Eventi”, che ti consente di aggiungere file alla nota.

Io lo trovo perfetto.

E con questo si conclude il secondo appuntamento con Essential Tools, e spero che gli strumenti elencati oggi ti possano essere utili nel tuo lavoro.

Attendo i tuoi commenti, fammi sapere se li conoscevi già, se li utilizzavi, e segnalamene altri che reputi più validi di questi.

L’appuntamento con la rubrica è fissato a mercoledì prossimo, e parleremo di quali tool utilizzare per ottimizzare i tuoi contenuti.

Nel frattempo, non sparire! Venerdì pubblicherò un nuovo post…non vorrai mica perdertelo?


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Francesco Ambrosino
33 anni, Digital Marketer specializzato in Gestione Blog Aziendali, Formazione Professionale, SEO Copywriting, Social Media Management e Web Writing.Membro di Open-Box e Comunicatica, co-creatore di Digitalklive

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