3 regole per organizzare un briefing efficace

3 regole per organizzare un briefing efficace

Coinvolgere e guidare, rompere i coglioni, programmare. Ecco cosa ti serve per organizzare un briefing che produca dei risultati utili. 

Come dicono dalle mie parti, “è finita la pacchia”. Le ferie (finte) sono ormai alle spalle, ed è necessario rimettersi al lavoro per cercare di portare la pagnotta a casa.

Generalmente i primi giorni di lavoro dopo la sosta estiva sono di preparazione, perché è umanamente impossibile partire a razzo e immergersi al 100% nel lavoro operativo. In fondo, anche se lavoriamo attraverso dispositivi elettronici, siamo pur sempre degli essere umani.

Quindi si passano i primi due-tre giorni a sistemare documenti, leggere email, rispondere alle email, controllare fatture, emettere fatture, sperare di incassare qualcosina di soldi dai clienti convinti che le Banche chiudano durante le ferie, e così via.

Non ti preoccupare, non voglio fare l’ennesimo post nel quale si illustra “La GUIDA DEFINITIVA al rientro dalle ferie”, perché, onestamente, #fottesega, senza contare che non ho idea di come si faccia a produrre qualcosa di definitivo, che non sia un vaffanculo (per intenderci).

No, oggi voglio soffermarmi su una delle cose più importanti quando, dopo un periodo di stop, si riprende in mano il lavoro e si organizza il da farsi. In questa fase è fondamentale organizzare un briefing con i propri collaboratori per definire come procedere.

Per quanto mi riguarda, esistono 3 regole semplici semplici per organizzare un briefing che possa portare a qualche risultato utile.

Vediamole insieme.

Organizzare un briefing, regola n.1: coinvolgere e guidare

Hai presente tutti quei meme e visual che girano continuamente sui social, nei quali si spiega la differenza tra un leader e un boss? Esatto, dimentica quelle puttanate e concentriamoci sulle cose serie.

Un gruppo di lavoro si fonda sulla collaborazione, ma necessita di una struttura gerarchica, altrimenti si finisce a tarallucci e vino. Ho visto agenzie piene di talenti individuali che, con la storia del “siamo tutti alla pari, tutti amici, guarda quanto siamo fighi”, sono fallite, quindi se tu hai un cliente, e su quel cliente ci lavori insieme ad altre persone, devi farti rispettare, con autorevolezza ma non con autorità.

Come si fa? Coinvolgendo tutti nella fase di sviluppo del lavoro, ma mettendo in chiaro quali sono i ruoli. In questo modo, ognuno saprà come muoversi e su cosa intervenire, ma lavorando in sinergia e non a compartimenti stagni, come fanno in molti.

In fase di briefing questo elemento è molto importante, perché è necessario che ogni responsabile di un pezzo del lavoro da svolgere sia messo nella condizione di dettare la linea, sotto la supervisione di un project manager.

Se questo non avvenisse, e fosse solo il PM a illustrare cosa fare, senza coinvolgimento del resto del team, si finirebbe col dover ripetere, singolarmente ad ogni membro, cosa deve fare. Insomma, una perdita di tempo enorme.

Organizzare un briefing, regola n.2: rompere i coglioni

Non c’è niente da fare, in fase di organizzazione del lavoro – ma anche di gestione – bisogna essere dei fastidiosissimi pignoli #rompicoglioni, altrimenti non funziona. Il “poi vediamo” non è contemplato, altrimenti che cazzo lo organizzi a fare un briefing?

No, devi essere l’ingegner rompicoglioni, e organizzare tutto in modo preciso:

  1. Comunica a tutto il team la data e l’orario dell’incontro, e pretendi una adesione palese;
  2. Stila un ordine del giorno scritto, organizzato dal task più urgente al meno urgente;
  3. Prepara un documento scritto, per evitare di dimenticare delle cose;
  4. Chiedi ai tuoi collaboratori di arrivare preparati.

Se pensi di sederti alla tua scrivania e esordire con un “allora, che si fa?”, non hai capito una mazza!

Organizzare un briefing, regola n.3: programmare

Facciamo finta che sia andato tutto bene, che tu sia stato bravo a coinvolgere e guidare il tuo team, che abbia rotto i coglioni come solo il doppiaggio dei film nell’Europa dell’est sanno fare, e che tutto il lavoro da svolgere sia stato illustrato in modo corretto ed efficace.

Bene, adesso viene la parte noiosa, quella operativa, di programmazione. Prendi quello che vuoi, il retro del menù della tavola calda oppure un tool di gestione dei task come Slack, Asana o Todoist, e metti tutto nero su bianco, bit su bit.

Crea dei progetti, associa ad ogni porzione del lavoro il professionista che dovrà occuparsene, imposta scadenze progressive e una deadline finale, e produci un documento di sintesi a cui tutti possano accedere.

Lo so cosa stai pensando, #tuttavita proprio, ma devi farlo se vuoi che le ore seduti intorno ad un tavolo – oppure su Skype – servano a qualcosa. Altrimenti, e te lo dico da amico (come direbbe Razzi), vai a bere. Che è meglio.


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Francesco Ambrosino
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Francesco Ambrosino

Founder at Socialmediacoso
31 anni, Laureato in Scienze della Comunicazione, mi occupo di Formazione Professionale, Social Media, Copywriting e Blogging.
Non parlo di cose che non conosco, quindi parlo poco. Se posso, scrivo.
Le cuffie dell'iPod sono il mio scudo contro le chiacchiere inutili.
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